Questionario monitoraggio periodico scuole Passo 1 di 13 7% Attenzione: durante la compilazione del questionario i dati inseriti non vengono salvati automaticamente. Ti chiediamo quindi di compilare tutte le sezioni in un’unica sessione: se chiudi la pagina o aggiorni il browser prima di aver terminato, tutte le informazioni inserite andranno perse. Al termine della procedura, quando comparirà la schermata finale con il messaggio “Grazie”, significa che il questionario è stato inviato correttamente.Nome del compilatore(Obbligatorio) ORGANIGRAMMAQuesto campo è nascosto quando si visualizza il moduloOrganizzazioneNell'ultimo anno è stato aggiornato l'organigramma dell’Istituto?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)È stato istituito un canale di segnalazione Whistleblowing?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente le modalità di gestione del canale.(Obbligatorio) REFERENTE PRIVACYÈ stato individuato uno o più referenti privacy all'interno dell’istituto?(Obbligatorio) Sì No Specificare il/i nome/i e dati di contatti(Obbligatorio) AMMINISTRATORE DI SISTEMAL’organizzazione ha individuato uno o più amministratore/i di sistema?(Obbligatorio) Sì No L'amministratore di sistema è(Obbligatorio) Interno Esterno Entrambi Il/gli amministratore/i di sistema è/sono stato/i nominato/i per iscritto?(Obbligatorio) Sì No È stata effettuata nell’ultimo anno una verifica delle attività svolte dal/dagli amministratore/i di sistema?(Obbligatorio) Sì No PERSONALEVi sono stati nuovi ingressi di personale nell'ultimo anno?(Obbligatorio) Sì No Sono stati formalmente autorizzati ex art. 29 GDPR?(Obbligatorio) Sì No Sono stati formati?(Obbligatorio) Sì No Vi sono stati licenziamenti, dimissioni, pensionamenti nell'ultimo anno?(Obbligatorio) Sì No Sono state revocate le autorizzazioni/accessi?(Obbligatorio) Sì No Quando è stato erogato l'ultimo corso di formazione in materia di privacy? Indicare il periodo(Obbligatorio)Vengono fornite al personale delle istruzioni operative sulle modalità di esecuzione dei trattamenti dei dati personali?(Obbligatorio) Sì No È stato nominato un animatore digitale?(Obbligatorio) Sì No FORNITORINell'ultimo anno vi sono state modifiche circa i fornitori (soggetti esterni all’istituto) di servizi che richiedono il trattamento di dati personali (es. collaboratori esterni, consulenti informatici, ecc.)?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)Sono stati acquistati nuovi servizi (es. cloud, gestionali, software, ecc.) che comportano trattamento di dati personali da parte di soggetti esterni?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)I nuovi fornitori che trattano dati personali per conto dell’istituto hanno sottoscritto la nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR?(Obbligatorio) Sì No Sono presenti fornitori che trasferiscono dati extra-SEE (es. servizi cloud USA)?(Obbligatorio) Sì No TRATTAMENTI E REGISTRONell'ultimo anno l’oggetto delle attività dell’istituto ha subito mutamenti (es. nuovi servizi/iniziative/progetti che comportano trattamento di dati personali o servizi/iniziative/progetti non più in essere)?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)Nell'ultimo anno è stato oggetto di revisione il registro dei trattamenti?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)Sono stati installati nuovi impianti di videosorveglianza o sono state apportate modifiche a impianti esistenti (compresa eventuale dismissione)?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)L’Istituto utilizza o ha pianificato di utilizzare strumenti basati sull'intelligenza artificiale (es: Canva, Google Gemini, NotebookLM, ChatGPT)?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente quali software sono utilizzati e per quali finalità(Obbligatorio)Vengono inseriti dati personali di docenti e/o minori?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente quali dati vengono caricati(Obbligatorio)Vengono svolti trattamenti che comprendono la raccolta e pubblicazione delle immagini dei minori?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente le attività e dove saranno pubblicate le immagini(Obbligatorio)Come vengono raccolti i consensi?(Obbligatorio)Nell'organizzazione vengono svolte attività di sportello psicologico o similari?(Obbligatorio) Sì No Descrivere brevemente come sono gestite(Obbligatorio)L'organizzazione ha in essere programmi di Erasmus o altri progetti che coinvolgono organizzazione estere o permanenza, anche breve, di alunni/personale all'estero?(Obbligatorio) Sì No Come viene gestito l'accesso al registro elettronico per gli studenti maggiorenni (con particolare riferimento all’accesso di genitori/tutori)?(Obbligatorio) INFORMATIVECome vengono messe a disposizione degli interessati interni (es. dipendenti e soggetti assimilati) le informative privacy (es. bacheca interna, portali del dipendente, consegna a mano)?(Obbligatorio)Come vengono messe a disposizione degli interessati esterni (es. genitori e alunni, fornitori) le informative privacy (es. pubblicazione sul sito web istituzionale, pubblicazione in area riservata registro elettronico)?(Obbligatorio)Nell’ultimo anno le informative sono state modificate?(Obbligatorio) Sì No SITI WEB E PRESENZA ONLINENell'ultimo anno il sito web istituzionale ha subito modifiche sostanziali?(Obbligatorio) Sì No Specificare tipologia di modifiche (es. gestione dati utenti, newsletter, servizi online)(Obbligatorio)Oltre al sito web istituzionale, vi sono altri siti web collegabili all'istituto?(Obbligatorio) Sì No indicare URL e finalità(Obbligatorio)L'istituto continua ad utilizzare o ha intenzione di fare uso di social network?(Obbligatorio) Sì No Indicare quali piattaforme vengono utilizzate, le finalità dell’utilizzo, e se è stata implementata una social media policy(Obbligatorio) MISURE DI SICUREZZASono stati implementati nuovi sistemi di sicurezza informatica o aggiornamenti significativi dei sistemi esistenti (antivirus, firewall, backup, crittografia)?(Obbligatorio) Sì No È in uso un sistema di gestione delle credenziali con scadenza password, MFA, conservazione sicura delle password ecc.?(Obbligatorio) Sì No Risulta attualmente adottato dall’istituto un regolamento informatico?(Obbligatorio) Sì No Risultano monitorati i tempi di conservazione dei log e dei metadati della posta elettronica?(Obbligatorio) Sì No Specificare i termini di conservazione e le finalità della loro conservazioneÈ stata documentata una DPIA?(Obbligatorio) Sì No INCIDENTI, VIOLAZIONI E RICHIESTE DI ESERCIZIO DIRITTINell'ultimo anno ci sono stati degli incidenti di sicurezza che hanno inciso sull’integrità, disponibilità o riservatezza dei dati personali?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)Nell'ultimo anno l’istituto ha ricevuto richieste di esercizio di diritti da parte di soggetti interessati?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)Risultano adottate dall’istituto e rese disponibili internamente le procedure per la gestione dei data breach e per la gestione delle richieste di esercizio diritti?(Obbligatorio) Sì No CONVENZIONI E COLLABORAZIONIL’Istituto è parte di convenzioni con altri enti pubblici o PA (es. Comune per servizi di mensa o trasporto pubblico)?(Obbligatorio) Sì No Indicare con chi e gli scopi perseguitiNell'ultimo anno sono state organizzate delle attività in collaborazione con altre pubbliche amministrazioni o soggetti privati in occasione delle quali è stato necessario procedere al trattamento di dati personali?(Obbligatorio) Sì No Specificare brevemente(Obbligatorio)Gli eventuali accordi prevedono uno scambio dati strutturato? In tal caso, esistono nomine reciproche o istruzioni documentate?(Obbligatorio) Vi sono altri fatti che l’istituto ritiene di dover comunicare al DPO?(Obbligatorio) Sì No Specificare quali(Obbligatorio)